Automatiser le classement et le suivi de vos documents
ROUAGE aide les entreprises à classer et retrouver leurs attestations, contrats, photos de chantier, pièces clients et documents comptables au bon endroit, sans les chercher.
En résumé
La gestion des documents aide les entreprises à classer et retrouver automatiquement leurs attestations, contrats, photos de chantier et pièces clients. L'objectif est d'arrêter de perdre du temps à chercher des documents et de sécuriser les pièces importantes.
Pourquoi les documents deviennent un casse-tête
Tout est éparpillé
Téléphone, mails, papiers, clé USB : les documents sont partout et nulle part.
On perd du temps à chercher
Retrouver la bonne attestation ou le bon contrat au bon moment prend un temps fou.
Des pièces manquent au moment clé
Une pièce oubliée peut bloquer un paiement ou un chantier.
Pour qui : Pour les entreprises du bâtiment, artisans, architectes et cabinets qui gèrent beaucoup de documents clients.
Ce qui peut être automatisé autour des documents
Chaque document peut être rattaché au bon client, au bon chantier et au bon projet, automatiquement.
Demandes entrantes
Chaque demande reçue par formulaire, email ou téléphone entre dans le système, suivie et retrouvable.
Devis
Modèles prêts, bonnes informations récupérées, et suivi des devis envoyés sans relancer à la main.
Factures
Données clients, statuts et documents organisés pour préparer la transition vers la facturation électronique.
Relances clients
Rappels pour les devis non signés, les factures impayées et les pièces manquantes, au bon moment.
Documents
Attestations, contrats, photos de chantier et pièces clients classés au bon endroit, sans les chercher.
Tableau de suivi
Une vue claire sur les demandes en cours, les devis envoyés, les factures à relancer et les priorités.
Exemple de workflow
- 01Un document reçu est rattaché au bon client ou chantier.
- 02Il est classé au bon endroit sans intervention manuelle.
- 03Les pièces manquantes sont identifiées et réclamées.
- 04Les documents sont retrouvables en quelques secondes.
- 05Les pièces sensibles sont sécurisées.
- 06Le suivi reste visible dans un tableau clair.
Métiers concernés
Préparer la facturation électronique avec des données mieux organisées
La réforme rend l'organisation des données clients, des factures et des statuts plus importante. ROUAGE vous aide à mettre de l'ordre dans vos process avant l'échéance, pour aborder cette transition plus sereinement.
Les règles peuvent évoluer. Pour les obligations exactes, vérifiez les sources officielles ou rapprochez-vous de votre expert-comptable.
Recevez un audit gratuit de votre administratif.
En 30 à 45 minutes, on analyse votre façon de gérer les demandes, devis, factures, relances et documents. Vous repartez avec une vision claire de ce qui peut être automatisé, simplifié ou préparé pour 2026.
- Les tâches administratives qui vous font perdre le plus de temps
- Les automatisations utiles pour votre activité
- Les risques liés à la facturation électronique 2026
- Un plan d'action simple, sans engagement
Questions fréquentes
Quels documents peut-on gérer ?+
Attestations, contrats, photos de chantier, bons de commande, pièces clients et documents comptables.
Est-ce compatible avec mes outils actuels ?+
Le plus souvent oui, en se branchant sur votre existant.
Mes documents sont-ils en sécurité ?+
Oui. Les données sont chiffrées, hébergées en Europe et vous en restez propriétaire.
Combien coûte l'audit ?+
L'audit est gratuit et sans engagement.